Booking Remarks

Sending Remarks

It is possible to add two different types of remarks to hotel and apartment bookings:

Pre-Coded remarks

For these remarks only a remark code needs to be added to the booking message in the following way:

<ItemRemarks>
    <ItemRemark Code = "EA"/>
    <ItemRemark Code = "LO"/>
</ItemRemarks>

In order to find out which remark codes exists a <SearchRemarkRequest ItemType="hotel">  can be performed. Details regarding this request can be found under Search Remark.

Pre-coded remarks will be forwarded directly to the hotel and there is no guarantee that the requested service or room will be available upon arrival.

Pre-coded remarks are configurable and different remarks may be available to different clients and channels depending on which of our sites the client ID is linked to.

Free-format remarks

For these remarks free-format text in English needs to be added to the booking message in the following way:

<ItemRemarks>
    <ItemRemark><![CDATA[Pax require a room for a wheel-chair user. Thank you.]]></ItemRemark>
</ItemRemarks>

Any booking carrying a free-format remark will not confirm immediately even if allotment is available. Bookings with free-format remark will stop with our reservations staff who will then contact the property to find out whether the requested service is available or not and a further remark will be added to the booking by our staff to advise on the outcome of your request.

If you do not want to delay a booking confirmation by adding a free-format remark it is possible to send an <AddBookingRequest> first to secure the space. Once we have responded with the booking confirmation a <ModifyBookingItemRequest> can be sent with the free-format remark included.

Since any free-format remark puts the booking into a CP (Confirmation Pending) status and a further booking update will be returned by GTA at a later stage the client must have implemented the push mechanism when using free-format remarks. Please refer to the following document for further information about this: Booking Processes.

All free-format remarks MUST be sent to us in English.

The maximum length for free-format remarks is 180 characters.

(This is different to the schema according to which 300 characters are permitted, but unfortunately there is a further constraint on our reservation systems which limits free-format remarks to 180 characters.)

Semi-Coded remarks

You may come across some remarks in the <SearchRemarkResponse> that allow variables to be added to them; for example:

<SearchRemarkResponse ItemType = "hotel">
    <RemarkDetails>
        <Remark Code = "SAF">Please note arrival flight number &lt;TEXT&gt; at &lt;TIME&gt;</Remark>
        <Remark Code = "SLF">Please note late arrival by flight number &lt;TEXT&gt; at &lt;TIME&gt;</Remark>
        <Remark Code = "SLT">Please note late arrival at &lt;TIME&gt;</Remark>
        <Remark Code = "SET">Please note early arrival at &lt;TIME&gt;</Remark>
        <Remark Code = "SDF">Please note departure flight number &lt;TEXT&gt; at &lt;TIME&gt;</Remark>
    </RemarkDetails>
</SearchRemarkResponse>

These semi-coded remarks are currently only supported on our own web sites and should NOT be used as booking remarks via the XML API. Any bookings sent via the XML API with a semi-coded remark will move into <ItemStatus Code="CP"><![CDATA[Pending Confirmation]]></ItemStatus> but not be processed any further.

No remarks of any type can be added to sightseeing and transfer bookings.

Receiving Remarks

Occasionally GTA will return booking responses with a remark addressed to the client even if no remark (special request) was added by the client. It is imperative that these remarks are being parsed, read and actioned appropriately, especially for on-request bookings and that these GTA remarks are not being passed on to the customers without being checked and dealt with first.

Supplier Restrictions

Some of our suppliers cannot handle remarks and the following will occur if remarks are being sent to them:

Pre-coded remarks

We will still attempt to forward pre-coded remarks to the hotel but there is no guarantee that the requested service or room will be available upon arrival or that the supplier even received the remark.

Free-format remarks

Bookings with free-format remarks will be sent to the supplier without the remark and a system remark will be returned in the <BookingResponse>:

<ItemRemarks>
    <ItemRemark>** Free formatted remark(s) marked below will be ignored</ItemRemark>
    <ItemRemark>** Free Format Test Remark</ItemRemark>
</ItemRemarks>

PRE-CODED REMARK CODE ENGLISH ARABIC      CHINESE SIMPLIFIED CHINESE TRADITIONAL FRENCH GERMAN HEBREW ITALIAN JAPANESE KOREAN RUSSIAN SPANISH THAI SWEDISH
BT1 If possible please provide room with bathtub يرجى تأمين غرفة مع حوض للأستحمام 请提供带浴室的房间 如可能, 請安排有浴缸的房間. Veuillez fournir une chambre avec baignoire Bitte stellen Sie ein Zimmer mit Badewanne zur Verfügung. במידת האפשר, נא לספק חדר עם אמבטיה Per favore assegnate una camera con vasca da bagno 出来れば、バスタブ付きのお部屋を用意してください 욕조가 있는 방으로 주십시오 По возможности предоставить номер с ванной Por favor faciliten habitación con bañera กรุณาจัดห้องพักที่ห้องน้ำมีอ่างอาบน้ำ Om möjligt, vänligen tillhandahåll rum med badkar
DBR Please provide double room يرجى تأمين غرفة مزدوجة 请提供一大床双人房 請提供一大床雙人房間‧ Veuillez fournir une chambre double Bitte stellen Sie ein Doppelzimmer zur Verfügung במידת האפשר, נא לספק חדר כפול (מיטה רחבה) Prego assegnare camera con letto matrimoniale ダブルルームを用意してください 더블룸으로 부탁드립니다 Пожалуйста, предоставьте двойной номер Por favor proporcione habitación con cama de matrimonio โปรดระบุห้องแบบเตียงเดี่ยวขนาดใหญ่หนึ่งเตียง Vänligen ordna ett dubbelrum
EA Please note early arrival يرجى أخذ العلم بأن الوصول سيكون مبكراً 请记下会提早到达 請註明客人會提早到達 Veuillez remarquer l'arrivée tôt Bitte beachten: frühzeitige Ankunft לתשומת לבכם, הגעה מוקדמת Nota Bene: Arrivo in prima mattinata お客様は早く到着されます。 일찍 체크인 합니다. Обратите внимание, раннее прибытие Por favor tengan en cuenta que los clientes llegarán temprano โปรดทราบ แขกเดินทางมาก่อนกำหนด Vänligen notera tidig ankomst
HCN Please advise hotel confirmation number يرجى ابلاغنا برقم تأكيد الفندق 请告知酒店确认号码 請告知飯店的確認號碼 Veuillez communiquer le numéro de confirmation de l'hôtel Bitte Hotel-Bestätigungsnummer angeben אנא ציינו מספר אישור מלון Fornire il numero di conferma dell'hotel ホテル側の予約番号を教えてください。 호텔 예약컨펌 번호를 알려주시기 바랍니다 Пожалуйста, сообщите номер подтверждения брони в отеле Notifique por favor el número de confirmación del hotel โปรดแจ้งหมายเลขการยืนยันโรงแรม Vänligen meddela oss bekräftelsenummer för ert hotell.
HI If possible please provide room on high floor إذا كان الأمر ممكناً فيرجى تأمين غرفة في طابقٍ علوي 如果可能,请提供高层客房 如可能, 請安排高樓層房間. Si cela est possible, veuillez nous fournir une chambre à un étage du haut Nach Möglichkeit bitte ein Zimmer auf einer der oberen Etagen במידת האפשר, נא לספק חדר בקומה גבוהה Qualora possbile, si prega di fornire una camera situata su un piano alto 可能であれば上階の部屋を希望します 높은 층의 객실로 배정해 주십시오 По возможности предоставить номер на высоком этаже Si es posible, por favor, ofrezcanme una habitación en un piso alto. If possible please provide room on high floor Om det är möjligt så boka rum högt upp
HM Please note passengers are honeymooners يرجى أخذ العلم بأنه حجز لتمضية شهر العسل 请注明是渡蜜月旅行 請註明是渡蜜月旅行 Veuillez remarquer la réservation pour lune de miel Bitte beachten: Flitterwochen-Buchung לתשומת לבכם, האורחים בירח דבש Nota Bene: I clienti sono in viaggio di nozze 新婚旅行のお客様です。 신혼여행입니다. Обратите внимание, пассажиры в свадебном путешествии Por favor tengan en cuenta que se trata de unos clientes en luna de miel โปรดทราบ แขกเป็นคู่ฮันนีมูน Vänligen notera att passagerarna är på bröllopsresa
LA Please note late arrival (after 7 pm) يرجى أخذ العلم بأن الوصول سيكون في ساعة متأخرة 请记下晚点到达(晚上7点以后) 請註明客人會稍晚到達 Arrivée tardive Bitte beachten: späte Ankunft (nach 19 Uhr). לתשומת לבכם, הגעה מאוחרת (לאחר 7 בערב) Nota Bene: Arrivo in tarda serata ホテル到着が遅くなります。(注)チェックインが0時以降になる場合は到着時間をご連絡ください。 늦게 체크인 합니다. Пожалуйста, обратите внимание: позднее прибытие (после 7 вечера) Por favor tengan en cuenta que los clientes llegarán tarde (después de las 19:00 horas) โปรดทราบ แขกเดินทางมาถึงค่ำ (หลังเวลา 19:00 น.) Vänligen notera sen ankomst
LD Please note late check out يرجى أخذ العلم أن مغادرة الفندق ستكون في ساعة متأخرة 请记下晚点退房 請註明客人會延後退房 Veuillez remarquer le départ tardif Bitte beachten: späte Abreise לתשומת לבכם, רישום יציאה מאוחר Nota Bene: Partenza in tarda serata お客様はレイトチェックアウトされます。 늦게 체크아웃 합니다 Пожалуйста, обратите внимание: поздняя регистрация отъезда Por favor tengan en cuenta que los clientes querrán hacer el check-out más tarde de la hora habitual โปรดทราบ แขกเช็คเอ้าท์ช้ากว่าเวลาที่กำหนด Notera vänligen sen utcheckning
LO If possible please provide room on lowest floor available إذا كان الأمر ممكناً فيرجى تأمين غرفة في طابقٍ سفلي 如果可能,请提供低层客房 如可能, 請安排低樓層的房間. Si cela est possible, veuillez nous fournir une chambre à l'étage du bas Nach Möglichkeit bitte ein Zimmer auf einer der unteren Etagen במידת האפשר, נא לספק חדר בקומה נמוכה Qualora possibile, si prega di fornire una camera situata su un piano basso 可能であれば下のほうの階の部屋を希望します 낮은 층의 객실로 배정해 주십시오 По возможности предоставить номер на низком этаже Si es posible, por favor, ofrezcanme una habitación en un piso bajo. If possible please provide room on low floor Om det är möjligt så boka rum på våning som ligger långt ner i byggnaden
NSR If possible please provide non-smoking rooms يرجى تأمين غرفة لغير المدخنين 请尽量提供无烟客房 如可能, 請安排非吸煙的房間. Chambre non-fumeur Bitte stellen Sie Nichtraucher-Zimmer zur Verfügung. במידת האפשר, נא לספק חדרים ללא עישון Per favore assegnare camere per non fumatori 出来れば、禁煙のお部屋を用意してください。 금연실을 주십시오 По возможности предоставить номера для некурящих Por favor faciliten habitación para no fumadores ถ้าเป็นไปได้ กรุณาจัดห้องพักที่ไม่อนุญาตให้สูบบุหรี่ภายในห้อง Vänligen tillhandahåll rökfria rum
QUI If possible please provide quiet room إذا كان الأمر ممكناً يرجى حجز غرفة هادئة 如果可能,请尽量安排安静的客房 如可能, 請安排較安靜的客房。 Dans la mesure du possible, veuillez fournir une chambre calme Bitte stellen Sie nach Möglichkeit ein ruhiges Zimmer zur Verfügung במידת האפשר, נא לספק חדר שקט Se possibile, si prega di fornire una camera silenziosa 可能であれば静かな部屋を希望します 조용한 객실로 배정해 주십시오 По возможности предоставить тихий номер Si es posible, por favor, ofreced una habitación tranquila. หากเป็นไปได้ กรุณาจัดห้องพักที่ไม่มีเสียงดังรบกวน Om möjligt, vänligen tillhandahåll ett tyst rum
RA If possible, please provide adjoining rooms يرجى تأمين حجرتين متجاورتين 请提供邻近的房间 如可能, 請安排隔壁的房間. Chambres Voisines Bitte stellen Sie angrenzende Zimmer zur Verfügung. במידת האפשר, נא לספק חדרים סמוכים Prego assegnare camere adiacenti 出来れば、隣同士のお部屋を用意してください。 인접한 객실(Adjoining Room)로 배정해 주십시오 По возможности, пожалуйста, предоставьте соседние номера Por favor faciliten habitaciones cercanas una a la otra กรุณาจัดห้องพักที่อยู่ติดกัน Önskemål om angränsande rum
RC Please provide inter-connecting rooms يرجى تأمين حجرتين متصلتين 请提供内部相通的房间 如可能, 請安排連接的房間. Veuillez fournir des chambres attenantes Bitte stellen Sie untereinander verbundene Zimmer zur Verfügung. במידת האפשר, נא לספק חדרים מחוברים Prego assegnare camere comunicanti 出来れば、コネクティングルームを用意してください。 커넥팅룸(connectiong Room)으로 배정해 주십시오 По возможности, пожалуйста, предоставьте совмещенные номера Por favor faciliten habitaciones intercomunicadas กรุณาจัดห้องพักที่มีประตูเปิดหากันได้ Vänligen förse sammanhängande rum
SL1 Please note previous night is booked for early morning arrival يرجى الملاحظة أن الليلة السابقة محجوزة للوصول المبكر في الصباح. 请注意,清晨抵达的人必须前一天晚上就预定。 請注意,預定清晨抵達的航班需預定前一晚的住宿。 Veuillez noter que la nuit précédente est réservée pour une arrivée tôt le matin. Bitte beachten Sie die Buchung der vorhergehenden Nacht aufgrund der Anreise am frühen Morgen. לתשומת לבך לילה קודם הוזמן עבור הגעה מוקדמת בבוקר. Nota: la notte precedente è prenotata per un arrivo in prima mattinata お客様は早朝に到着されますので、前日からの予約が入っています。 이른 아침 도착을 위해, 전날 밤도 예약되어 있음을 참조바랍니다 Обратите внимание: предыдущая ночь забронирована из-за прибытия ранним утром. La noche anterior está reservada para llegada por la mañana temprano. โปรดบันทึกว่าคืนก่อนหน้านี้คือการจองสำหรับขาเข้าช่วงเช้าตรู่ Vänligen notera att föregående natt är bokad för ankomst tidig morgon.
SRM  If possible please provide smoking room يرجى تأمين غرف للمدخنين 请提供吸烟的房间 如可能, 請安排可吸煙的房間. Dans la mesure du possible, merci de prévoir des salles fumeur Bitte stellen Sie Raucherzimmer zur Verfügung במידת האפשר, נא לספק חדרים למעשנים Prego confermare camere per fumatori 出来れば、喫煙できるお部屋を用意してください。 흡연가능한 객실로 부탁드립니다. По возможности предоставить номера для курящих Por favor faciliten habitaciones de fumadores ถ้าเป็นไปได้ กรุณาจัดห้องพักที่สามารถสูบบุหรี่ Om möjligt, vänligen tillhandahåll rum för rökare
TBR Please provide twin room يرجى تأمين غرفة بسريرين 请提供二小床双人房 請提供兩張床雙人房間‧ Veuillez fournir une chambre twin (lits jumeaux) Bitte stellen Sie ein Zweibettzimmer zur Verfügung. במידת האפשר, נא לספק חדר זוגי (2 מיטות נפרדות) Prego assegnare camera doppia con letti separati ツインルームを用意してください 트윈룸으로 부탁드립니다 Пожалуйста, предоставьте парный номер Por favor proporcione habitación con camas gemelas. โปรดระบุห้องแบบเตียงเดี่ยวสองเตียง Vänligen ordna ett twinrum
VIP  Please note passengers are Vip clients يرجى الأخذ بعين الاعتبار إلى أن المسافرين هم من الزبائن المهمين 请注意,旅客均为贵宾 請注意, 旅客為VIP。 Attention: ces passagers sont des clients VIP Bitte beachten Sie: Reisende sind VIP-Kunden לתשומת לבכם, הנוסעים הם לקוחות וי.איי.פי Nota: i passeggeri sono clienti VIP お客様はVIPです VIP 고객입니다 Пожалуйста, имейте в виду, что это клиенты ОВП Por favor, tenga en cuenta que los pasajeros son clientes VIP หมายเหตุ แขกเป็นลูกค้า วี ไอ พี Notera att passagerarna är VIP kunder
VO Please note clients will arrive without voucher يرجى أخذ العلم بأن النزلاء سيصلون غير مصطحبين لإيصال 请注意,抵达客人未携带预订确认单 請注意,客人不會攜帶預訂使用券. Attention: les clients arriveront sans leur bon Bitte beachten: Kunden reisen ohne Voucher an לתשומת לבכם, הלקוחות יגיעו ללא שובר Nota: i clienti non saranno muniti di voucher お客様はノーバウチャーで到着されます。 바우처 없이 체크인 할 예정입니다 Пожалуйста, имейте в виду, что клиенты прибывают без ваучера Por favor, tenga en cuenta que los clientes llegarán sin vales. โปรดทราบลูกค้าจะมาถึงโดยไม่มีใบพิมพ์จองห้องพัก Vänligen notera att kunderna ankommer utan voucher

N.B.: Not all pre-coded remarks are available in all sites


Docs Navigation